Una tendencia que incrementó en 2022 en las empresas de todo el mundo, fue la de trabajar en sprints. Conoce esta revolucionaria técnica e impleméntala para incrementar el rendimiento laboral o personal.
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El mundo cambia y la forma de trabajar también. No solo hemos pasado de trabajar en oficinas los cinco días de la semana a trabajar en formato híbrido, o incluso de forma remota durante toda la semana. Por ello, la forma en la que se planifica ha cambiado y muchas son las empresas que han incrementado sus beneficios con estas nuevas metodologías de trabajo. Una de las más efectivas, desde el punto de vista de la productividad, ha sido la de trabajar en sprints.
¿Qué es el método sprint?
Puede que hasta ahora, la palabra sprint solo la relaciones con la práctica deportiva de correr, y tienes razón. Desde el punto de vista laboral es algo parecido, pero con una connotación algo diferente. Consiste en determinar un lapso de tiempo, normalmente de dos semanas, en las que se va a planificar las tareas de un equipo para dicho periodo.
Por ejemplo, un lunes por la mañana, el equipo hace una reunión y se planifican las tareas que se van a llevar a cabo en las próximas dos semanas. Cada persona expone lo que va a hacer, siempre en relación con los objetivos globales de la empresa, y de esa forma todos saben cuáles van a ser las tareas con un deadline bien definido. El viernes de la semana siguiente, el equipo se volvería a reunir para saber cuáles de todas esas tareas se han llevado a cabo y cuáles no, de esa forma tanto los managers como el resto de trabajadores del equipo ponen en común si se han cumplido los objetivos o no y, en caso negativo, estudiar qué ha podido pasar para mejorarlo para el futuro.
De esta forma, no hay que esperar un mes, o incluso tres, para ver si ha pasado algo no esperado y que se pueda solucionar rápido, además de que sabiendo lo que se va a hacer, los demás miembros del equipo pueden ayudar ya sea dando consejos o incorporándose a dicha tarea. Es un método efectivo que distintos estudios han relacionado con un alto incremento en la productividad de los trabajadores debido a esos deadlines definidos en los que el trabajador tiene que dar lo mejor de sí, ya que se ha planificado acorde a sus capacidades.
Normalmente se lleva a cabo realizando un diagrama de Gantt online para que no solo se pueda tener acceso desde donde se esté si se trabaja en remoto, sino para que los managers puedan ver en todo momento si se están cumpliendo con los plazos y para ayudar a quién se esté quedando atrás por cualquier tipo de adversidad.
¿Qué equipos pueden trabajar con el método sprint?
Cualquier equipo puede planificar con este método. Pero sí que es cierto que hay ciertos equipos en los que el trabajar en sprints es más habitual, siendo los más comunes:
Diseño: El método de sprint fue utilizado en primer lugar por los equipos de diseño de las empresas. Normalmente se planifican el número de creatividades para los distintos objetivos que se van a llevar a cabo durante ese periodo determinado de tiempo para que, de esa forma, los otros equipos involucrados sepan cuándo esperarlas y también planificar acorde.
Marketing: Los equipos de marketing utilizan los sprints para saber qué acciones se van a realizar. Pueden incluir desde las distintas campañas que van a comenzar/finalizar en redes sociales, planificar el lanzamiento de un producto hasta el número de apariciones que se pretenden tener en distintos medios, entre otras muchas cosas.
Desarrolladores: Es muy común también en los equipos de desarrollo, ya que ayuda mejor a planificar qué cambios se van a realizar en la app durante los próximos 14 días, qué cambios en el producto digital se van a implementar…
Web: ¿Hay que hacer cambios en la web? Esos cambios hay que planificarlos bien para mantener a todos en el mismo barco para que no haya malos entendidos y para que el resto de equipos que estén trabajando en la web también tengan conocimientos de los mismos. No tiene sentido lanzar una nueva landing page de un producto si el equipo de marketing no es consciente y no lo puede publicitar, por ejemplo.
Redacción: Los redactores utilizan los sprints para planificar el número de artículos que van a ver la luz, la planificación de reportajes más extensos, entrevistas, vídeos, podcasts…
Todos estos equipos los utilizan en un ambiente laboral, pero esté método también puede ser utilizado en el ámbito personal para planificar ya sean los estudios, qué se quiere conseguir en dos semanas o cualquier otro tipo de necesidad personal.
Fases de trabajar en sprint
Esta metodología cuenta con, al menos, cuatro etapas que se tienen llevar a cabo ya que son esenciales para su éxito y correcta implementación:
- Fase de preparación: Esta es la fase de trabajo individual en la que cada individuo tiene que planear qué es lo que quiere llevar a cabo según las necesidades y objetivos de la empresa, teniendo en cuenta sus capacidades. No tiene sentido planear un elevado número de tareas si el tiempo es reducido porque hay 2 días libres, por ejemplo. Ser realista a la par que organizado es lo más importante en este momento.
- Fase de puesta a punto: Es la fase en la que se ponen en común las tareas delante de los miembros del equipo en una reunión virtual o presencial. De esta forma todos serán conscientes de lo que se va a hacer para que los managers conozcan los planes y así lo puedan reportar a sus superiores, además de ofrecer ayuda si se necesita.
- Fase de implementación: Es el momento de realizar todo lo planificado. Lo ideal es que cada persona individualmente se organice, y no el superior, las tareas en base a las prioridades de los objetivos y emplee el tiempo que considere necesario para conseguir lo prometido.
- Fase de revisión: Una vez acabado el sprint, es tiempo de reunirse otra vez para exponer lo que se ha conseguido y, si se conoce, qué resultados se han obtenido. Es un momento perfecto para exponer los insights, lo que se ha aprendido, para que todos los miembros del equipo puedan tomar nota de los distintos aspectos para mejorar como equipo e ir mejorando el rendimiento grupal.
- Extra – Fase de retrospectiva: Ningún sprint sale bien a la primera, no te preocupes. Hacer una retrospectiva ayudará al equipo a mejorarlo de cara al futuro para ir optimizando los engranajes hasta alcanzar la máxima efectividad. Para ello es necesario que se lleve a cabo una retrospectiva. Es mejor emplear unos 30-45 minutos en una retrospectiva, que seguir haciendo el sprint de un modo incorrecto. Ahorrará mucho tiempo en el largo plazo.
Este método ha ayudado a equipos de todo el mundo a incrementar su productividad y, si todavía no lo sigues en tu equipo o empresa, es el momento ideal de implementarlo para ver si te funciona. Como te decimos, si se lleva a cabo los resultados afirman que el rendimiento es superior y puede aumentar no solo eso, sino su bienestar lo cual puede afectar positivamente al incremento de beneficios de la empresa.
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Autor:
culturizando.com
