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¿Cómo aprender a priorizar tareas en 5 simples pasos?

¿Cómo aprender a priorizar tareas en 5 simples pasos?

Por Daniel Colombo / Sí: no todo es importante ni mucho menos urgente. Sin embargo, más del 40% del tempo productivo las personas lo desperdician porque no saben priorizar.

Dentro del cúmulo de tareas diarias, hay sólo unas pocas, se estima que no más de tres por jornada, que son verdaderamente clave. El resto, son asuntos por gestionar.

Entonces, ¿Por qué las personas pierden tanto tiempo y no pueden sostener una agenda acorde enfocada en las cosas que sí son importantes? Por falta de perspectiva, de entrenamiento y de planificación del tiempo.

Qué significa priorizar

Priorizar se trata del proceso mental, físico y emocional por el que te detienes unos instantes a pensar, razonar y distinguir entre varias opciones de tareas que necesitas realizar.

Priorizar implica fijar un orden, momento específico y de qué forma se medirá el resultado exitoso de los trabajos a ejecutar.

Cuando una persona aprende a hacerlo, adquiere una de las llaves de la maestría que le conducirá a una máxima productividad y rendimiento del tiempo.

  • Los 6 tipos de tareas

Para lograrlo, es importante distinguir el tipo de tareas a completar, porque no son todas iguales, y mucho menos, de similar importancia.

¿Cómo distinguirlas? Analizando dos criterios: Exigencia versus Resultados. Veamos:

Exigencia: Piensa en qué nivel de energía te demanda o exige cada una.

Resultado: Qué aporte concreto te va a dar esa tarea que quieres priorizar.

De allí surgirá si la tarea es relevante o no. Porque, al no hacer esta distinción fundamental, parece que todo es importante y urgente, y allí se pierde la perspectiva para priorizar.

Para entender cómo te afecta el no saber priorizar, debes conocer muy bien los 6 tipos básicos de tareas que pueden presentarse:

Si lo viésemos como una pirámide de seis escalones, estos son:

1 – Urgentes

2 – Micro-tareas

3 – Tareas que repites

4 – Tareas complementarias

5 – Tareas clave

6 – Tareas estratégicas con impacto a mediano y largo plazo

Piensa por un momento: ¿En qué escalón te paras con más frecuencia diariamente?

Si tu respuesta es una mezcla de los niveles 1, 2, 3 y 4, a lo mejor no sabes priorizar correctamente y por eso solo estás trabajando a muy baja altitud, a nivel operativo.

Si te enfocas en el nivel 5, Tareas clave, vas por el camino más apropiado, aunque seguramente debas combinarlo con asuntos del nivel 1 al 4, pero en pequeños momentos.

Y si sostienes una productividad principalmente en el nivel 6, sostendrás el enfoque estratégico como prioridad.

¿Qué demuestra este descriptivo de tareas? Que sólo en los niveles 5 y 6 se obtienen resultados más enriquecedores y trascendentes; claro que, para llegar a ellos, en el día harás un cocktail de los niveles 1 al 4, aunque en su justa proporción.

“Justa proporción” significa que no dominarán por completo tu día, sino que entrarás y saldrás de esos asuntos con mayor velocidad, para enfocarte en lo realmente prioritario.

  • 5 pasos para aprender a priorizar tareas
  1. Planifica e incluye la “procrastinación inteligente”

La planificación es esencial para priorizar, y de ello te hablaré en el punto 2. Antes quiero comentarte una de las cosas que he observado y que comparto con los clientes de coaching empresarial, y es que necesitas identificar la procrastinación inteligente.

Consiste en que determines de antemano esos asuntos que vas a postergar por cualquier motivo. Así como priorizas las tareas a realizar, recomiendo que también determines qué vas a postergar.

¿Qué lograrás al hacerlo? No sentirte culpable, porque la culpa actúa como un zumbido molesto en la mente, y te desenfoca. La misma culpa que sientes cuando se acumulan toneladas de tareas pendientes, y que no sabes cómo ni cuándo terminarlas.

2. Desarrolla un enfoque mental para priorizar adecuadamente

La acción sigue al pensamiento; por lo que sugiero que se trabaje mucho en el enfoque mental antes de armar la agenda del día.

El enfoque mental se puede lograr activándolo desde la mente subconsciente, al nivel de las emociones y sentimientos que generan las tareas a encarar. Para que tengas más claridad en este punto: la mente consciente es la que ejecuta las acciones, ideas y pensamientos. La subconsciente, cómo me siento respecto a lo que me comprometo o voy a realizar.

Cada día no es posible resolver todas las cuestiones y atender absolutamente todas las demandas que se reciben. Por lo que aprender a categorizarlas (que es, en mi experiencia, el paso previo a priorizar). Te propongo amigarte con esta idea de que habrá cuestiones que si o sí van a quedar en el camino.

Algunas herramientas que te  van a ayudar a lograrlo son que incorpores técnicas de gestión del tiempo, utilices agenda digital o tradicional en papel y ordenarte con listas (a su vez, priorizadas correctamente).

También puedes considerar espacios para atender imprevistos, e incluso, recomiendo meditar brevemente visualizándote como en una foto con el resultado exitoso del día y fluyendo tranquilamente con los compromisos.

3. Determina sólo 3 asuntos relevantes cada día

Todas las personas tenemos muchas “cosas” por hacer diariamente; pero “cosas” no necesariamente implica que sean tareas relevantes.

Bill Gates, el fundador de Microsoft, compartió cierta vez que no hay más de 3 tareas muy importantes por día; y que no se puede accionar con efectividad queriendo hacer cientos de micro tareas, muchas veces en simultáneo.

Antes de empezar el día, ordena las prioridades detectando las tres cuestiones absolutamente importantes, con sus pequeñas acciones para llevarlas adelante.

4. Hazlo en 1 minuto

Uno de mis maestros, considerado a nivel mundial el máximo ‘gurú’ de la productividad, David Allen, me enseñó lo siguiente: “Todo lo que puedas hacer en menos de un minuto, hazlo en el momento”.

¿Por qué es tan útil este consejo? Porque vas a liberar una enorme cantidad de compromisos pequeños que quedan como círculos abiertos en la productividad.

El limpiar tu agenda diaria de esas tareas mínimas -agradecer en un mail, enviar un audio de saludo a una persona, reenviar un correo-, dejará más libre tu mente para lo importante. Y te tomará fracciones de segundos completarlo en el momento: no lo postergues.

5. Visualiza un semáforo

Antes de que decidas encarar nuevas tareas o meterlas en tu lista “To Do” de cosas por hacer, toma unos instantes y visualiza un semáforo con sus tres colores.

Este ejercicio es de chequeo interno sobre la energía disponible para comprometerte con nuevos asuntos.

Piensa en lo que estás a punto de incluir en tu rutina laboral, y determina de qué color es:

Verde: Significa que estás en condiciones de hacer lo que sea en forma completa (y, por supuesto, no dejarlo sin terminar).

Amarillo: Te indica que no estás seguro de poder hacerlo. Aquí puede servir buscar ayuda, delegar, descartarlo y establecer nuevos plazos.

Rojo: Es un alerta que te avisa de que requeriría una gran dedicación de tu parte, y en ese momento quizás no tengas tiempo o disposición para encararlo. Pues, dí que no, negocia plazos o re-pacta obligaciones.

Con estos cinco recursos prácticos y la determinación del tipo de tareas, tienes una idea más completa para mejorar tu productividad, porque ¡Al fin, habrás aprendido a priorizar!

Imagen de portada: Shutterstock

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