Por Daniel Colombo ¿Te has sentido un rehén de los compromisos que los demás meten como sea dentro de tu agenda diaria, aún sin consultarte? ¿Piensas que hay días que tu organización del tiempo la manejan otros, y no tú?
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Pues bien: es que quizás haya algunos carteristas alrededor que tomaron control de tus horarios y sistemas de organización, sobre todo cuando utilizas calendarios compartidos.
El diccionario dice que “carterista” es alguien ladrón de carteras de bolsillo, que te arrebatan un bien preciado por ti sin que te des cuenta, utilizando artimañas en su propio beneficio.
Si estás afectado por esta “ola de secuestros” de tu tiempo, aunque te parezca algo inocente no lo es, porque pierdes control sobre tu rutina y procesos, reuniones, y sobre cómo podrías aprovechar mejor cada minuto del día.
Los ladrones interiores del tiempo
Antes de avanzar tienes que considerar que, así como hay gente que podríamos llamar “roba-agendas”, también existen dentro de ti otro tipo de ladrones del tiempo.
Se dan cuando eres tú quien produce estos efectos, tanto en tu gestión del tiempo, como en los demás, provocando desaprovechamiento y baja de la productividad general.
Aquí tienes siete de los principales ladrones interiores de tiempo:
- Interrupciones
- Notificaciones que te distraen
- Falta de organización y procesos
- Procrastinación
- No saber delegar
- Comunicación deficiente
- Creer que todo es importante y tiene el mismo nivel de relevancia.
Si bien pueden lucir imperceptibles, camuflados en la forma de cientos de segundos que parecerían ínfimos, el resultado es penoso, ya que la sumatoria final provoca horas y horas desperdiciadas. Piénsalo, ¿cuáles padeces y podrías mejorar?
5 ideas para aprender a cuidarte de los carteristas del tiempo y aumentar tu productividad
Hace tiempo, un cliente que es CEO de una empresa tecnológica me confesó: “Esto es una locura: no tengo tiempo para mí, para pensar, para hacer cosas más estratégicas. Abro el calendario y me ponen reuniones todo el tiempo. Siento que he perdido el control y el rumbo”.
Estamos ante un hecho muy claro de que entregó, por descuido o conveniencia, su agenda a manos de personas que quizás tienen prioridades distintas a las suyas, y de tanto tiempo que pasó, ya se considera normal que lo hagan.
Ya sea que encabeces una empresa, lideres personas, seas profesional o tengas tu negocio de cualquier tipo, si hay momentos (o todos los días) donde sientes la presencia de tiranos externos en gestión del tiempo, aquí tienes estas cinco ideas para recobrar el control:
Pon límites y haz acuerdos de convivencia.
En primer lugar, observa el origen de esta conducta en el trabajo, y detecta si hubo algún momento donde tú lo permitiste más de lo normal. Por ejemplo, es habitual compartir el calendario con el equipo de trabajo y asistentes; aunque si no puedes disponer de tus horas realmente estás en problemas.
Aquí sugiero que aprendas a poner límites expresando claramente el nivel de relevancia de las prioridades para ti.
También, hacer acuerdos de convivencia para la organización del tiempo en actividades compartidas: por ejemplo, asignar determinados minutos para asuntos breves, y que se cumplan los horarios de tu parte y de los demás. En otros casos podrás contemplar reuniones más extensas. Actualmente la tendencia es a reducir la duración, y concentrar los encuentros en dos o tres días a la semana, ya sea en forma virtual o presencial: esto también puede ayudarte.
Las urgencias de los demás no son siempre urgencias.
Hay un mal en la mayoría de la gente que es la sobreactuación del estrés y de la urgencia. Si bien es cierto que hay etapas de mayor aceleración por la dinámica del trabajo, no siempre se está en una virtual sala de terapia intensiva. Por lo que las urgencias deberían ser excepciones, y no la regla de la actividad.
Si es que quieres volver a ser dueño de tu tiempo recomiendo verificar en detalle el nivel de relevancia que tiene para ti cada asunto, y contemplar los puntos de vista de los demás. No siempre las urgencias son tales: es más, en la mayoría de los casos se podrían planificar.
Para esto se requiere de tu habilidad de negociación y de acordar las mejores prácticas para que no se viva en una aceleración permanente, que sólo producen más sensación de caos y de emergencia en cualquier asunto.
También piensa si hay algo en ese comportamiento que tiene que ver con tu forma de liderar; por ejemplo, conozco personas que tardan demasiado en decidir -y quizás puedan agilizar este aspecto-, o que demoran autorizaciones o firmas de documentos, fomentando la urgencia posterior.
Aprende a guardar espacios para ti.
Si algo han aprendido cientos de ejecutivos cuando trabajamos juntos es a tener espacios personales y profesionales, sin invasión alguna de lo externo.
Pueden ser para leer, estudiar, recrearse, o hacer networking de negocios: como dueño de la agenda puedes disponer en muchos casos de tramos del día sin necesidad de reuniones, y dedicados exclusivamente a ti.
La recomendación es que lo primero que agendes en tu calendario sean estos espacios, y luego das lugar a que entren los compromisos de otras personas.
Entonces, así como diseñas las reuniones, sugiero que hagas lo mismo con los momentos de trabajo a solas, para encarar las tareas que requieren un mayor foco y reflexión de tu parte. El hecho de poder trabajar remoto ayuda en este sentido, si es que tienes la disciplina para sostener horarios de trabajo y rutinas efectivas fuera de la oficina.
No postergues tus planes personales.
Otra tendencia visible es a pasar por alto sus anhelos personales en pos del trabajo y los compromisos profesionales.
Ya sabemos que el estrés laboral es una realidad, y puede terminar en el síndrome de Burnout, cuando ya estás tan quemado mental, física y emocionalmente, que no tienes capacidad de reacción ante el menor de los estímulos. Es una patología severa que aborda la salud mental y afecta todo tu desempeño y relaciones.
Por eso es fundamental que recobres el control del tiempo que le dedicas a la familia y los afectos. Cuando postergas ese vínculo genuino con quienes más amas, esa gente que te acompañan en las buenas y en las malas, empiezas a sufrir de una pérdida de sentido. Es como si una pátina de tristeza empaña tu vida, por más éxito que tengas.
Para evitarlo puedes organizar en la semana qué días y horarios dedicarás a ellos, esforzándote al máximo por estar presente y por hacerles saber que son una parte fundamental de tu balance entre la vida profesional y personal.
Pídeles ayuda: pueden recordarte tus compromisos acerca de cumplir ciertos horarios con ellos, en vez de recriminártelo. Y, especialmente, no te lo recrimines internamente ni sientas culpa, porque esto significará sólo una cosa: que tal vez ya sea demasiado tarde y que has postergado demasiado la atención a esos vínculos esenciales.
Cuida los bienes no renovables, y adminístralos con sabiduría.
Así como el tiempo es un bien no renovable, también lo es tu atención. No se pueden comprar ni con todo el oro del mundo. En cambio, sí se pueden gestionar apropiadamente.
Con una agenda tomada por los carteristas del momento es posible sentirse abrumado y con poco margen de maniobra. En vez de llegar a este punto, piensa en cómo proteger tu tiempo y tus espacios, tu foco y tu energía, como si fuesen lingotes muy preciados.
En definitiva, se trata de aprender a maniobrar mejor la agenda complicada propia de alguien con muchas responsabilidades. Y, sobre todo, de saber mantener el equilibrio apropiado para no dejar en manos de terceros cualquier aspecto que sea un bien que no se renueva, no se multiplica y tampoco se compra.
Sí: no se compran el tiempo, tu atención, tus afectos, y tu salud. No los pierdas.
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Autor:
Daniel Colombo
